Vyzerá to, že sa všetkým (alebo skoro všetkým) podarilo prihlásiť do aplikácie EZO. V tejto časti sa oboznámime čo robiť, keď sme sa už prihlásili. Na úvodnej obrazovke vidíme “dlaždice”. Začneme prvou “Žiadanky, Objednávky”. Klikneme na dlaždicu.
Zobrazilo sa nám menu (ponuka).
Klikneme na “Nový” a zobrazí sa nám okno “Nový záznam”. Najdôležitejším krokom pri zakladaní nového záznamu je výber “Druh”. Podľa výberu druhu sa nastaví schvaľovací proces.
Vyplníme povinné položky:
-
Popis objednávky (stručný a jasný popis objednávky/žiadanky napr. Nábytok; Výpočtová technika; Spotrebný materiál a pod.)
- Stredisko (je predvolené, ale dá sa zmeniť výberom z číselníka)
- Činnosť (výberom z číselníka)
- Dodávateľ (výberom z číselníka) – tu sa trošku pristavíme. Môže sa stať, že nevieme dodávateľa. V tom prípade si vyberieme z číselníka hneď prvý záznam “1. Neznámy dodávateľ”. Ak však dodávateľa vieme, vyberáme ho z číselníka. A tu sa ešte môžeme stretnúť s problémom, že ho tam nenájdeme. Pre pridanie nového dodávateľa je potrebné vyplniť formulár Žiadosť o pridanie dodávateľa/odberateľa do systému EZO (tento formulár je na intranete v časti Dokumenty – Formuláre). Po odoslaní formulára si vyberieme z číselníka “1. Neznámy dodávateľ” a pokračujeme vo vytváraní žiadanky. Žiadosť o pridanie dodávateľa spracuje zodpovedný zamestnanec a informuje nás o tom e-mailom. Keď bude dodávateľ v číselníku pridaný opravíme si to v žiadanke.
- Posledný krok, ktorý vykonáme je vyplniť pole “Zdôvodnenie”. Nie je to povinný údaj avšak, keď tam nedáme žiadny text, spracovateľ žiadanky nebude tušiť o čo sa jedná, a má právo žiadanku hneď v prvom kole schvaľovania zamietnuť a vrátiť na prepracovanie.
- Nakoniec dáme žiadanku (nový záznam) uložiť.
Zdalo by sa na prvý pohľad, že sme podali žiadanku. Zdanie však klame. Vytvorili sme “doklad” zatiaľ bez položiek. Tento doklad je v stave “Predbežná” a vidí ho len žiadateľ. Tento doklad môžeme meniť podľa potreby, alebo z neho urobiť kópiu pre ďalšiu žiadanku. V praxi to znamená, že keď budeme robiť podobnú žiadanku v budúcnosti, tak si ju len skopírujeme a upravíme. Jednoduché nie?
Ideme pridávať položky do dokladu:
- označíme si doklad do ktorého ideme pridávať položky. Doklad musí mať stav “Predbežná”. Označíme znamená, že na začiatku riadka s názvom dokladu je háčik. Vyberieme si z menu “Položky” a zobrazí sa nám okienko s ponukou (menu)
- klikneme na “Nový” a pridáme si položku našej žiadanky
- ak si chceme vybrať tovar z katalógu tovarov NLC (zazmluvnené tovary v rámcových dohodách) klikneme na výber z číselníka “Katalógové číslo” kde si vyhľadáme tovar. Ak tovar nenájdeme v katalógu, tak vyhľadáme v číselníku položiek CPV o aký druh tovaru sa jedná v časti “Kód položky”. Ak nevieme o aký druh tovaru sa jedná vyberieme hneď prvý “A_NEIDENTIFIKOVANÝ”.
- a teraz presný postup: zadáme množstvo – vyberieme jednotku – zadáme jednotkovú cenu bez DPH a klikneme do okienka “s DPH”.
- ak sme si nevybrali tovar alebo službu z katalógu musíme zadať “Popis k položke”. Spracovateľ podľa popisu našu požiadavku spracuje.Ak bude popis nejednoznačný, spracovateľ žiadanku vráti na dopracovanie. Môže tam byť aj odkaz z internetu.
- “stredisko” je predvolené
- “činnosť” je predvolená z dokladu, do ktorého položku pridávame
- “poznámka” je voliteľná
- dáme “Uložiť” a položka žiadanky je pridaná. Je tam možnosť aj “Uložiť v cykle” a táto sa používa, keď pridávame viac rovnakých položiek s nejakým parametrom. napr. čižmy veľkosť 41 je prvá položka a druhá je veľkosť 44.
- klik na “koniec” a žiadanka je pripravená na schvaľovanie.
Žiadanku stále vidí len žiadateľ.
V ďalšej časti sa budeme venovať schvaľovaniu žiadaniek.
Prvá časť:
Spustili sme testovanie aplikácie pre evidenciu zmlúv, žiadaniek a objednávok. Aplikáciu spustíte len v sieti NLC v intranete – APLIKÁCIE. V prvej fáze potrebujeme overiť, či sa môžu všetci zamestnanci do systému prihlásiť. Prihlasovacie meno do aplikácie je v tvare NLC opačné lomítko meno.priezvisko a heslo ako do outlooku (pošta). Heslo si v prípade, že sa prihlasujete zo svojho počítača dajte uložiť. V čase testovania je ešte potrebné sa prihlasovať ešte raz a to rovnakým prihlasovacím menom v tvare NLC opačné lomítko meno.priezvisko a pracovným heslom: Heslo123 (Toto druhé prihlasovanie po otestovaní aplikácie vypneme!) Tiež doporučujeme si toto prihlásenie uložiť.
Ak sa prihlásenie nepodarí, kontaktujte nás cez tiketovací systém PODPORA